Mijn aanbod: Team effectiviteit2019-09-04T12:51:45+01:00

Team Effectiviteit

Veranderingen volgen elkaar in hoog tempo op. De vraag van je klanten verandert daarin mee. Dat vraagt van jou en van jouw organisatie de flexibiliteit en de bereidheid om meer te bereiken in minder tijd. Dat legt extra werkdruk op medewerkers en hun samenwerking. Effectieve samenwerking is essentieel om je team tijdig in veranderingen mee te laten gaan, de samenwerking met je klanten te bevorderen en je ambitieuze doelstellingen te realiseren. En om het werk leuk te houden, want mensen die met plezier werken presteren beter.

Aanpak ‘Werken vanuit de bedoeling’

‘Werken vanuit de bedoeling*’ is een aanpak in 4 stappen, die jou en jouw team terugbrengt naar de werkelijke bedoeling. Daarmee wordt de kern van het werk bedoeld. De werkelijke reden dat je team een plek in de markt heeft. Hun bestaansrecht. Als je team dat helder heeft, dan wordt hun samenwerking gericht op het continue aanpassen van hun werk aan die bedoeling, de kerntaak. Daarmee bereikt je werkelijk resultaat.

lees meer; 4 stappen

Je teamleden nemen dankzij deze methodiek verantwoording voor het eindproduct en toetsten continu of hun activiteiten meerwaarde leveren voor hun team en hun klant. Daarmee ontstaat een team waarin resultaten worden gemonitord en ieder een eigen taak heeft binnen heldere werkafspraken, communicatie en onderlinge feedback.

Tarief: ik maak graag een offerte op maat, voor losse workshops of voor het voor een periode waarbij ik als teamcoach onderdeel ben van het team.

Maak een afspraak

Eerste stap

‘Werken vanuit de bedoeling’ is een stapsgewijze aanpak die paradoxaal genoeg start met een stap terug. Ik neem het team eerst mee terug naar de bedoeling van hun bestaan. Medewerkers en management worden geïnterviewd, waarna de gedetailleerde aanpak samen wordt vastgesteld. Ik word een periode onderdeel van het team, dat geeft fundament aan onze samenwerking.

Tweede stap

De volgende stap is samen helder maken wie hun klant werkelijk is en welke toegevoegde waarde die klant nodig heeft. Wat levert je team aan die specifieke klant? Passen die waarden bij elkaar? En bij de kerntaak van je team? Dat brengt verbinding tussen teamleden onderling en met hun klant.

Derde stap

De derde stap is het inrichten van het werkveld, de plek waar je medewerkers elkaar ontmoeten. Hoe zijn processen en werkafspraken ingericht? Passen die bij de bedoeling waarmee je team is opgericht? Bij de toegevoegde waarde die ze moeten leveren? De uitkomst brengt structuur en helderheid. Een basis om elkaar te enthousiasmeren en aan te spreken als er buiten die afspraken gewerkt wordt.

Laatste stap

De laatste stap is het inrichten van het systeem, grip creëren op het proces door inzicht te bieden op de fase waarin het eindproduct verkeert. Essentieel daarin is dat de verantwoording zo laag mogelijk in de organisatie komt te liggen. Teamleden nemen dankzij deze aanpak verantwoording voor het eindproduct en toetsten continu of hun activiteiten meerwaarde leveren voor hun klant en hun team.

* Voor de term en uitleg over ‘werken vanuit de bedoeling’ ben ik dank verschuldigd aan Wouter Hart en zijn boek ‘Verdraaide Organisaties’ uit 2012

Workshop ‘Effectief samenwerken’ vanuit de karakterstructuren

Deze workshop gaat over effectief samenwerken. Effectief samenwerken doe je vanuit contact met elkaar en samenhang in de groep. Dit vraagt variatie in stijl, uitspreken en luisteren om daarmee aansluiting te vinden bij de ander. Tijdens deze workshop gebruiken we de zes karakterstructuren, die hun oorsprong hebben in de karakterstructurenleer van Wilhelm Reich. De theorie van karakterstructuren verbindt de in de jeugdjaren gevormde persoonlijkheid met bewuste en onbewuste gedragspatronen op latere leeftijd.

lees meer

Ieder mens is uniek, met unieke talenten en unieke valkuilen en laat zich niet zomaar vangen in 6 karakterstructuren. De karakterstructuren bieden wel een mooie kapstok om met elkaar in gesprek te gaan, jezelf in dat gesprek te laten zien en bovendien gezien worden. En dan niet op inhoudelijk level maar op persoonlijk level. Het doel is om elkaar te leren kennen op identiteitsniveau, wie ben jij werkelijk?

Tarief (inclusief btw). De 1-daagse workshop karakterstructuren kost 350,- per deelnemer, inclusief voorbereiding, nazorg en eventuele reis- en verblijfkosten. De workshop vindt bij voorkeur plaats op een externe locatie. Ik ga ervan uit dat de opdrachtnemer zelf de locatie regelt en de kosten ervan apart gefactureerd krijgt.

In deze workshop werken we op identiteitsniveau met elkaar wat je nieuwe inzichten oplevert over jezelf en over je collega (‘s).

Deze workshop vraagt voorbereiding. Wat zijn jouw levensthema’s? Welke (gedrags-) patronen en overtuigingen heb jij ontwikkeld? Wat is de invloed hiervan op je leven en hoe is dit zichtbaar in je werk? De antwoorden op deze vragen breng je samen in je keuze voor een karakterstructuur.

Een eenvoudige test kan je helpen om je voorkeur voor een bepaalde karakterstructuur te bepalen. Je zal jezelf overigens in alle structuren herkennen, maar op de ene meer dan op de andere. Echter, ondanks deze test, kies je vooral zelf. Wat kan helpen is dat je je keuzes bespreekt met mensen die dicht bij je staan, om van daaruit nog weer zekerder te kunnen zijn van je keuze. De gekozen karakterstructuur vormt het vertrekpunt van de workshop.

Referenties

Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA)

Impact op het team: Agile Transformatie

De primaire taak van het COA is het huisvesten van asielzoekers in opvangvoorzieningen, het handhaven van leefbaarheid en veiligheid en het rechtmatig verstrekken van materialen en immateriële voorzieningen gedurende het verblijf ten diensten van de toekomst van de asielzoeker.

lees meer

De afdeling COA ICT ‘Uitvoering en Keten’ steunt deze primaire taak door de medewerker, ketenpartner en gemeente te helpen om optimaal tijd en aandacht te kunnen besteden aan de asielzoeker. Zij doen dit door middel van het ontwikkelen en onderhouden van software, die het werkproces van de primaire taken van het COA ondersteunt en die informatie aan de ketenpartners en gemeente op maat verstrekt. De afdeling heeft de ambitie om op een zelfsturende en vloeiende wijze samen te werken als een DevOps team binnen de kaders van de Agile manier van werken. Om dit op korte termijn te realiseren wilde het management een nieuwe impuls, die erop gericht is om alle medewerkers te voorzien van het inzicht en inspiratie hoe aan deze opdracht invulling te geven. Pieter is gevraagd om deze transitie te leiden.

Als eerste heeft hij de lange termijn missie, visie, waarden en doelstellingen, passend binnen de strategische agenda en ambitie van het COA, als gezamenlijk vertrekpunt samen met het team vastgesteld. Om de verbeteringen te verduurzamen heeft Pieter de methodiek ‘Werken vanuit de Bedoeling’ geïntroduceerd. Dit is een methodiek en kan tevens als een project indeling fungeren, met 4 onderdelen; de bedoeling, de klant, het werkveld en het systeem. Ieder onderdeel is uitgewerkt door een werkgroep.

De bedoeling, de klantvraag, de toegevoegde waarde, de procesondersteunende overlegstructuur en tooling zijn door de werkgroepen geanalyseerd en vastgesteld. Daarnaast zijn de coreprocessen en de bijbehorende rollen en verantwoordelijkheden vastgelegd. Het houden van een aantal ‘houding & gedrag’ workshops bracht het team de benodigde energie om daadwerkelijk te transformeren.

Aan de hand van de scores van zowel het COA DevOps maturity model en de COA team meetlijst werden de verbeteractiviteiten bepaald, om invulling te geven aan de ambitie om op een zelfsturende en vloeiende wijze samen te werken als een DevOps team binnen de kaders van de Agile manier van werken. De methodiek en de verbeteractiviteiten o.b.v. de analyses vormden samen het transitieplan COA ICT ‘Uitvoering en Keten’.

Pieter gebruikte het CALMS acroniem om de verbeteractiviteiten te ordenen en in balans te brengen. De verbeteractiviteiten worden uitgevoerd door de teams en gildes, gefaciliteerd door het improvement team. De verbeteractiviteiten op team – en gilde niveau zijn onderdeel van het transitieplan. Voor de verbeteractiviteiten werd de LEAN en de KATA methodiek gebruikt. De timing van de verbeteractiviteiten zijn vastgelegd en worden gevolgd in de roadmap.

Het eindresultaat van de opdracht is een gedocumenteerde werkwijze die werkt en de verbeterde zelfsturende en vloeiende samenwerking als een DevOps team binnen de kaders van de Agile manier van werken op de afdeling ‘Uitvoering en Keten’.

Nationale Politie, directie communicatie

Impact op het team: Lean Transformatie

De directie communicatie is de spil in de communicatie kolom en heeft als opdracht om de collega’s te ondersteunen en daarmee bij te dragen aan de gewenste reputatie. Dit doet zij door het ontwikkelen van gedragen beleid en het opstellen van kaders die bijdragen aan de reputatie en de uniforme uitstraling van de politie.

lees meer

Om dit te realiseren wilde de directie op korte termijn een nieuwe impuls, die erop gericht was om alle medewerkers te voorzien van inzicht en inspiratie hoe op een efficiënte manier te acteren binnen de core-processen, passend binnen de structuur van de politie. Het was de opdracht om de flow en de grip op het proces te verhogen door de werkwijze te beschrijven en door middel van de introductie en overdracht van methodieken die de directie in staat stellen om zelf de dagelijkse operatie te coördineren en continue te verbeteren. Bovendien moest zowel de onderlinge samenwerking als aansturing in de lijn verbeteren. Pieter is gevraagd om deze transitie te leiden.

De werkwijze voor deze opdracht was erop gericht om vanuit de bedoeling en de focus op de klant, te werken aan de samenwerking op de werkvloer vanuit een helder systeem. Daartoe heeft Pieter eerst het gezamenlijk vertrekpunt, de visie op de transformatie, de bedoeling van de directie, de leidende principes gedefinieerd. Tevens heeft hij de klantvraag, de toegevoegde waarde en de organisatie – en overlegstructuur vastgesteld (oa. dagstart en de-brief). Tijdens het vaststellen hiervan waren de strategische agenda en de ambitie voor 2016 en 2017 leidend. Pieter stelde een floor manager aan met een helder mandaat wat voor een sterke verbetering van de flow en de verbinding tussen de medewerkers op de werkvloer zorgde. Het vaststellen en afstemmen van de rollen en verantwoordelijkheden alsmede het houden van een aantal ‘houding & gedrag’ workshops bracht het team de benodigde energie om daadwerkelijk te transformeren.

Het eindresultaat van zijn opdracht is dat het team nu opereert als één geheel, waarbij de verschillende disciplines elkaar actief ondersteunen op basis van kennis en ervaring, met een duidelijk gekaderde aansturing door de floormanager en operationeel managers en een goede flow van en grip op de activiteiten. Het resultaat is een betere samenwerking en sfeer op de werkvloer en een hogere kwaliteit van de opdracht van de directie communicatie van de Nationale Politie.

Immigratie & Naturalisatie Dienst (IND)

Impact op de organisatie: Lean Transformatie

De Immigratie & Naturalisatie Dienst (IND) heeft als opdracht om de afhandeling van de aanvragen asiel continu te verbeteren met het oog op kwaliteit, dienstverlening en doorlooptijd. Daartoe zijn locaties en units ingericht met betrokken en kundige medewerkers. Om deze opdracht te realiseren wilde de directie ‘Lean’ als methodiek introduceren, om zowel de efficiency (Meer Met Minder) in de core processen als de effectiviteit van medewerkers te verbeteren.

lees meer

Dit alles moest passen binnen de strategische agenda van de IND. Pieter gaf leiding aan de landelijke introductie, implementatie en overdracht van de Lean methodiek. Hiervoor was het noodzakelijk om sterke unitteams te creëren om de opdracht van de IND te kunnen realiseren.
Voor de start van zijn opdracht waren er eerder een aantal verbeterprogramma’s gestart en met wisselend succes afgerond. De verander bereidheid vanuit de business en het vertrouwen in de koers van de directie bleek laag. De scepsis ten aanzien van de voordelen van Lean binnen een administratieve werkomgeving was hoog. Daarnaast was de werkdruk aanzienlijk mede door de steeds wisselende en onverwachte hoge instroom van asielzoekers, waardoor verstoring van de flow een gegeven was.

Zijn werkwijze voor de opdracht was erop gericht om samen met mijn team van Lean consultants, alle units te trainen in de Lean methodiek en met een aantal pilot teams per locatie te starten met de Lean werkwijze. Pieter bouwde aan een leidende coalitie, met enthousiaste change agents, die ons werk als coaches op termijn over zouden nemen. Samen met de coaches en leidende coalitie creëerde hij een werkomgeving waar projectmatig continue verbeteren op basis van een gedegen ‘waste analyse’ met medewerkers, management en directie dagelijkse werkwijze werd. Het volgen en analyseren van het proces op basis van data werd daarbij het uitgangspunt. Het opbouwen van visual management door middel van het invoeren van de ‘dagstart bord’, maakte dat de balans tussen aanbod en capaciteit al snel in beeld werden gebracht. Daarnaast vormde het invoeren van de overleg structuur met dagstart, de-brief, operationele week- en maand overleggen een belangrijke verbetering. De uitgangspunten voor deze overlegstructuur waren de ontwikkelde en meetbare individuele – en groepsdoelstellingen. Hierdoor ontstond grip op de dienstverlening geboden aan de asielzoeker en kon de dienstverlening continue verbeteren.

Management en directie beoordeelde Lean projecten tijdens ‘gate reviews’. Het houden van een aantal ‘houding & gedrag’ workshops en het coachen van directie en management. Dit bracht de organisatie de benodigde energie om daadwerkelijk te transformeren.

Het eindresultaat van zijn opdracht is dat de IND nu beschikt over de Lean werkwijze die continue verbeteren door middel van juiste data mogelijk maakt. Er is een goede flow van en grip op de activiteiten ontstaan, resulterend in aantoonbare verlaging van de doorlooptijd van asielaanvragen en verhoging van de kwaliteit hiervan.

Vanuit een doorgeschoten systeemwereld naar een zinvolle leefwereld door als organisatie terug te gaan naar de bedoeling en vanuit die bedoeling te leren en te verbeteren.

Wouter Hart